Chức danh: Trưởng phòng Xuất nhập khẩu

Cấp quản lý trực tiếp: Tổng Giám đốc

1.     Nhiệm vụ

1.1.Quản lý và điều hành hoạt động của bộ phận Xuất nhập khẩu

-          Quản lý và điều hành hoạt động xuất nhập khẩu và cung cấp hàng hóa, dịch vụ

-          Thiết lập và thực hiện các mục tiêu, chính sách và thủ tục của phòng xuất nhập khẩu và của toàn công ty

-          Xây dựng và triển khai kế hoạch công việc của Phòng, phân công công việc, đào tạo nhân viên, quản lý và giám sát công việc, đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.

-          Chỉ đạo và giám sát hoạt động tài chính và ngân sách của phòng xuất nhập khẩu

-          Đàm phán, thỏa thuận các hợp đồng thương mại

-          Xây dựng kế hoạch, triển khai và quản lý quy trình xuất nhập khẩu

-          Tìm kiếm và mở rộng thi trường xuất nhập khẩu hàng hóa

-          Xây dựng triển khai kế hoạch công việc.

-          Phân tích báo cáo tài chính, doanh số bán hàng. Đề ra các giải pháp phát huy hoặc khắc phục

1.2.Quản lý phân phối hàng hóa

-          Xây dựng quy trình mua hàng, giao nhận và xuất, nhập hàng hóa

-          Thực hiện các công việc liên quan đến giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp.

-          Hoàn tất các thủ tục, giấy tờ Xuất nhập khẩu hàng hóa: Hợp đồng mua bán, chứng từ vận chuyển, chứng từ Xuất nhập khẩu, thủ tục thanh toán, giao nhận hàng… tuân thủ các yêu cầu trong L/C của khách hàng, nhà cung cấp, đại lý vận chuyển, Hải quan.

-          Kết hợp với kế toán mở L/C, làm các bảo lãnh ngân hàng

1.3.Kiểm tra sản phẩm và thực hiện các công việc tại Hải quan.

-          Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ hàng hóa Xuất nhập khẩu với số lượng thực tế tại cửa khẩu.

-          Ghi nhận các lô hàng đảm bảo tuân thủ các quy tắc, quy định hải quan

-          Phân các lô hàng theo hệ thống mã hóa thuế quan, theo dõi vị trí các lô hàng

-          Làm việc với hải quan để các lô hàng được thông quan

-          Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho Hải quan, đại lý, nhà cung cấp.

-          Thảo luận về giá cả, điều kiện giao hàng, thanh toán, điều kiện đóng gói Xuất nhập khẩu

-          Kiểm tra hàng hóa, container trước khi xếp hàng

-          Kiểm tra thanh lý bảng cân đối thuế Xuất nhập khẩu

-          Theo dõi các lô hàng và làm việc với khách về các khoản nợ

-          Tư vấn cho khách hàng về các vấn đề như thuế quan, bảo hiểm, hạn ngạch

1.4.Mở rộng mối quan hệ

-          Tạo mối quan với các cơ quan chính phủ, khách hàng, nhà cung cấp.

-          Xây dựng phương án, liên hệ các nhà cung cấp mới.

-          Duy trì và phát triển quan hệ với nhà cung cấp truyền thống.

-          Thực hiện tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường Xuất nhập khẩu theo chiến lược công ty

-          Thường xuyên trao đổi, giải quyết vấn đề với khách hàng và các nhà cung cấp.

Các công việc khác:

-          Tham mưu cho cấp trên hoặc Ban giám đốc trong việc xử lý các vấn đề liên quan đến chuyên môn.

-          Thực hiện các công việc được giao từ cấp trên

-          Đào tạo nhân viên, đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.

2.     Trách nhiệm

-          Đảm bảo nhân viên tuân thủ các quy tắc, quy định của chính phủ.

-          Chịu trách nhiệm cho các hình phạt xảy ra nếu quy tắc, quy định bi vi phạm.

-          Tổng hợp báo cáo hàng ngày tới cấp trên và BGĐ theo đúng thời gian quy định

-          Chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc trong xử lý các công việc được giao.

-          Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên khi cần thiết.

-          Chịu trách nhiệm trước về kết quả thực hiện các công việc được giao.

-          Báo cáo kịp thời những vấn đề cần giải quyết, phát sinh cho quản lý cấp trên biết xử lý, nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện công việc được nhanh chóng, kịp thời.

3.     Quyền hạn

-          Đề xuất tham mưu cho Tổng giám đốc các vấn đề phát sinh và phương án giải quyết trong phạm vi quyền hạn được giao.

-          Đề xuất, kiến nghị cải tiến quy trình làm việc; tham gia góp ý, xây dựng quy trình, quy chế liên quan đến lĩnh vực chuyên môn được giao.

-          Được quyền từ chối các yêu cầu hỗ trợ của các bộ phận khác khi vượt ngoài khả năng của mình hoặc không phải nhiệm vụ của phòng.

-          Được quyền đề xuất mua sắm trang thiết bị làm việc, tạo môi trường làm việc tích cực.

-          Được quyền đề xuất yêu cầu các phòng ban cung cấp hồ sơ, tài liệu liên quan để phục vụ công việc.

4.     Mối quan hệ làm việc

4.1. Nội bộ

-          Ban Tổng Giám đốc: Nhận thông tin, kế hoạch chỉ đạo và báo cáo, đề xuất những vấn đề có liên quan.

-          Phối hợp cùng các thành viên của các Phòng/Ban thực hiện công việc được giao.

-          CBNV tất cả các phòng ban khác: hỗ trợ, giám sát các vấn đề có liên quan.

4.2. Bên ngoài

-          Các đơn vị cung cấp, các khách hàng đối tác.

-          Các đơn vị cơ quan nhà nước liên quan

5.     Tiêu chuẩn chức danh

-     Nam/nữ, từ - 35 tuổi.

-     Tốt nghiệp đại học chuyên nghành Ngoại thương, xuất nhập khẩu, thương mại…….

-     Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu trong và ngoài nước đặc biệt là thị trường Úc, Mỹ.

-     Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm: Hàng tiêu dùng, đồ uống (bia, rượu, nước giải khát, sữa...).

-     Có kiến thức về Luật liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, hàng hóa như Luật Thương mại, Incoterm 2010….

-     Thành thạo phần mềm khai báo hải quan, C.O.

-     Tiếng Anh giao tiếp, đọc hiểu văn bản có liên quan.

-     Sử dụng thành thạo phần mềm MS Office.

-     Kỹ năng: lãnh đạo, giao tiếp, đàm phán, thuyết phục, thương lượng, phân tích các điều khoản trong hợp đồng mua bán.

-     Kỹ năng tổ chức thực hiện công việc.

-     Tổng hợp, phân tích nghiên cứu thị trường.

-     Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các công ty về hệ thống siêu thị, thực phẩm